Главбух Ассистент — быстрорастущий бухтех-проект Актиона

У Актиона большой пакет успешных продуктов для бухгалтерии: нашими справочными системами, онлайн-образованием, профессиональными СМИ пользуются практически все бухгалтеры страны. Но сравнительно недавно — в 2018 году — мы взялись самостоятельно вести учет для бизнеса. У нас огромный опыт экспертизы в бухгалтерии и мощные цифровые компетенции. Это дало нам основание верить, что мы сможем совершить прорыв на новом для нас рынке.

Главбух Ассистент — быстрорастущий бухтех-проект Актиона

Огромный фрагментированный рынок

Главбух Ассистент — это сервис ведения бухгалтерии для компаний малого и среднего бизнеса. Бухгалтерский учет и отчетность — то, без чего не может работать ни одна компания, даже если в ней всего два сотрудника. При этом самому бизнесу данная область не приносит никакой прибыли — можно только смириться. Предприниматели и директора небольших компаний решают вопрос по-разному: кто-то нанимает в штат бухгалтера, кто-то берет приходящего. Совсем маленькие, без сотрудников, пользуются сервисами ведения бухгалтерии от банков.

Конкуренция на рынке аутсорсинга бухгалтерии высока: в России работают около 8 тыс. аутсорсинговых компаний и примерно 150 тыс. «приходящих» бухгалтеров, а Клиенты — это 3-4 млн компаний и индивидуальных предпринимателей.

Для успеха мы должны предложить бизнесу более дешевое и при этом более качественное обслуживание. Такое возможно, если с помощью технологий в разы повысить эффективность бухгалтерской работы. Обычно один бухгалтер обслуживает 2-3 небольшие компании. Бухгалтер, который работает в сервисе «Главбух Ассистент», обслуживает 30 компаний. И это не предел.

Главное — коммуникации с Клиентами

Каждый месяц Клиенты ставят нам порядка 20-25 тыс. задач. Кроме того, у наших бухгалтеров есть огромное количество регламентных задач по ведению учета и сдаче отчетности.

Когда мы начинали проект, все наши усилия были направлены на автоматизацию бухгалтерской рутины — грубо говоря, чтобы документы формировались автоматически и проводки делались сами. Но по факту бухгалтер тратит большую часть своего времени — до 70 процентов — не на это, а на коммуникацию с Клиентами: объяснить, успокоить, принять задачу, принять первичку, запросить документы и т. д.

Мы постарались структурировать задачи-обращения Клиентов — получили около 100 типов. Для работы со всем этим многообразием создали автоматизированное рабочее место (АРМ) бухгалтера. Оно собирает в одно окно все задачи Клиентов из почты, нашего мобильного приложения, мессенджеров, учетной программы и позволяет бухгалтеру удобно работать с ними.

Каждая задача Клиента сначала попадает в типирование, где ей присваивается один из сотни типов. Каждый тип подразумевает собственную маршрутизацию на свой участок бухучета. Например, пришла задача от Клиента: «Примите на работу Иванова Ивана Ивановича с 7 июня». Ей присваивается «ТИП 72 Принять/Уволить сотрудника». Задача автоматически направляется на специалиста-кадровика, он проверит документы и заведет данные сотрудника в программу. Одной кнопкой получит все необходимые кадровые документы по сотруднику. Они автоматом прикрепятся к данной задаче и уйдут Клиенту в ответе на обращение.

Чтобы бухгалтеру и его руководителю контролировать работу, оперативно принимать решения и прикладывать усилия там, где это необходимо, мы создали продвинутую аналитику. Все данные выводятся на онлайн-монитор. За счет этой функции мы на 20 процентов увеличили скорость решения задач Клиентов и на 15 процентов повысили удовлетворенность Клиентов нашими решениями.

Мобильное приложение для Клиентов

Для удобства Клиентов мы создали мобильное приложение. Кроме постановки задач и решения вопросов в онлайн-чате, в приложении есть функционал управленческого учета, а также возможность проверить любого контрагента в соответствии с требованиями налоговых органов.

Клиенты могут привязать к приложению свой мессенджер Telegram, WhatsApp, Skype или Viber и ставить задачи через них.

Сегодня мы получаем до 70 процентов задач через мобильное приложение, что позволяет еще больше автоматизировать взаимодействие Клиента и бухгалтера. А поскольку данные технологии требуют значительных компетенций и вложений, большинство участников рынка аутсорсинга не могут предложить своим Клиентам подобных решений.

Бьемся за каждые 0,5 процента прироста эффективности

Кроме ускорения и упрощения коммуникаций с Клиентами, мы автоматизируем бухгалтерскую рутину. На данный момент самая продвинутая часть — это распознавание первички. Каждый месяц мы получаем более 200 тыс. первичных документов. 95 процентов в виде фото и сканов через email, мобильное приложение и мессенджеры. Еще 5 процентов забирают наши курьеры в бумажном виде по всей России. Из всего объема 55-60 процентов мы автоматически распознаем и вводим в бухгалтерскую программу, бухгалтеру остается лишь принять их к учету.

С большой надеждой смотрим в сторону RPA-решений (Robotic Process Automation), имитирующих работу бухгалтера с использованием обычного пользовательского интерфейса бухгалтерской программы. Ключевая сложность в данной технологии — это огромная требовательность к ресурсам сервера, которая пока не окупает прибавку к эффективности бухгалтера.

За качеством работы бухгалтеров мы следим с помощью автоматизированного аудита, который проводится каждые две недели абсолютно по всем базам наших Клиентов. 1,5 года назад мы взяли команду из трех лучших аудиторов и детально описали их работу по проверке бухгалтерского и налогового учета. Год ушел на отладку, и теперь наш автоаудит является на 70 процентов полноценным аналогом живого эксперта аудитора, притом еще и беспристрастного. Мы еженедельно улучшаем аудит и рассчитываем к концу года довести до 85 процентов степень соответствия живому аудитору.

В целом борьба за автоматизацию учетных функций идет за каждые 0,5 процента прироста эффективности и напоминает борьбу конструкторских команд «Формулы 1». Однако мы уверены, что проникновение технологий будет возрастать — благодаря чему у нас есть огромный запас по росту производительности в будущем. В частности, с увеличением клиентской базы и объема обрабатываемых данных мы сможем использовать технологии машинного обучения.

Не можешь победить — возглавь

В конечном счете наша цель — переформатировать рынок бухгалтерского аутсорсинга, который сейчас занят тысячами низкотехнологичных компаний и сотнями тысяч «приходящих» бухгалтеров. Из-за стоимости и сложности технологий большинство из них не смогут реализовывать собственные бухтех-проекты. Низкотехнологичные игроки будут проигрывать конкуренцию высокотехнологичным. Поэтому уже сейчас мы предлагаем бухгалтерским фирмам и бухгалтерам-аутсорсерам свое платформенное решение, чтобы они могли вместе с нами извлечь выгоды из проникновения технологий в бухгалтерскую работу.

Наше видение состоит в том, что бухгалтерская профессия будет меняться, число бухгалтеров будет сокращаться, а оставшиеся будут выполнять более сложную работу. Это будут тяжелые времена как для бухгалтеров, так и для нас самих.

Но мы в Актионе никогда не боялись перемен.