Флекс-места, бесшовный wi-fi, принтерные комнаты, ЦУП и другие ИТ-фишки нового офиса

Готовить новый офис к переезду сотрудников наш ИТ-департамент начал еще год назад. Разрабатывали и согласовывали проектную документацию, выбирали подрядчиков, закупали оборудование, контролировали процесс. Сейчас все идеи реализованы, а технологическая начинка соответствует продвинутым архитектурным решениям: новый офис получился не только красивым, но и умным. О том, какие фишки припасены внутри, рассказал наш технический директор Роман Строй, и заодно организовал небольшую экскурсию по новому офису.

Новый офис в ИТ-цифрах:

• — 165 километров сетевого кабеля. И это без учета электрики!
• — 180 wi-fi точек;
• — 1200+ рабочих мест;
• — 65 огромных телевизоров;
• — 2 серверных на 16 стоек.

— Роман, начнем с первого этажа. Здесь у нас большой конференц-зал. Расскажите подробнее, что там будет?

Мы долго вырабатывали решение — хотелось сделать максимально круто. Кажется, получилось. Здесь есть огромный мультимедийный экран на всю стену шириной 6х3 метра. Отдельно выезжающая камера, свет, звук. Это такой зал-трансформер. Можно проводить официальные мероприятия – награждения, предкорпоративы, а можно просматривать фильмы после работы в расслабляющем режиме на пуфиках. Вместимость конференц-зала — 180 человек.

— Роман, помимо конференц-зала всем очень нужны небольшие переговорки. Они тоже стали технологичнее?

Мы предусмотрели на каждом этаже по несколько переговорных комнат, оборудовали их большими телевизорами, обеспечили видеокамерами и ноутбуками с Zoom. То есть, сейчас у нас из каждой переговорки можно проводить Zoom-конференции.

Собрали два классных Zoom-зала на 15-м этаже. Один большой на 20–25 человек. Второй зал поменьше, но такой же уютный.

В новом офисе мы решили уйти от истории с проекторами в кабинете у руководителей. Это было неоднородно, возникали проблемы с качеством. При переезде мы оборудовали кабинеты руководителей большими мониторами. Теперь начальники могут проводить конференции и совещания прямо у себя в кабинете. Получается, что внутри одного кабинета совмещаются несколько функций.

— А в небольших переговорных останутся проекторы? Или их теперь вообще нигде не будет?

От проекторов мы принципиально отказались — это более домашний формат. Спроектированные решения более надежные и современные. Они стилистически выглядят красивее.

Нам как службе эксплуатации намного комфортнее мониторить состояние телевизоров, нежели смотреть, не забыли ли люди выключить ламповый проектор, или он дальше работает, менять перегоревшие лампы и пр. Даже в конференц-залах и вебинарных комнатах мы отказались от проекторов.

— Вебинарки тоже преобразились?

Да. Мы собрали 4 классных вебинарных комнаты, они у нас тоже на больших LED-экранах. Раньше в качестве задников использовали бумажные баннеры. Тематические направления перетаскивали их на больших железных штативах. После конференции забирали и где-то хранили. Мы ушли от этой истории, теперь задники у нас буду цифровыми. Они будут меняться буквально кликом мышки. Качество контента станет выше — мы переходим на более современное записывающее оборудование. Получается уровень профессиональной студии.

— Роман, теперь давайте поговорим про рабочие места. Что меняется для рядовых сотрудников?

Первое, что будет меняться — более сложный, более серьезный подход к удаленке. В пандемию мы достаточно хорошо прошли испытание удаленкой, быстро научились ее применять. Практика показала, что эффективность у нас точно не упала, а где-то даже выросла.

— Когда началась удаленка, на втором этаже появился целый парк работающих компьютеров. Выглядело очень сюрреалистично. Как ушли от этого в новом офисе?

Когда у нас появилась гора техники, работающей на удаленщиков, мы понимали, что это не норма. Эта штука позволила нам быстро запуститься в пандемию, но видеть ее постоянно не хотелось. 

Громоздко, шумно – это совершенно необслуживаемая история.

Как мы вышли из положения? Опросили издателей и определили людей из категории «вечные удаленщики» — те, кто никогда не приходит в офис. Им нужно не выделенное рабочее место, а компьютер, к которому они могут подключаться из дома. Этим сотрудникам, а также тем, у кого дома не очень мощные компьютеры, мы предложили виртуальные машины.

— Как это работает?

Обычно мы делаем так: берем системный блок, виртуализируем его. Где-то с переносом данных, где-то люди просят дать им пустой новый комп, чтобы у них с нуля все было. И эти виртуальные машины помогают нам уйти от кучи физических системных блоков.

— Получается, что виртуальная машина — это такой кусочек места на сервере?

Совершенно верно. У нас есть кластер виртуализации для виртуальных машин, который позволяет обеспечить примерно 600 таких виртуальных машин.

— А как это выглядит для пользователей?

Для них ничего не меняется: привычный Windows, привычное подключение к удаленному рабочему столу. Но при этом есть резервное копирование.

Выдача новой виртуальной машины у нас занимает 10–15 минут. Мы просто даем ссылку с названием виртуальной машины, человек заходит под своим логином и паролем, и у него есть все необходимое для работы. Это в несколько раз быстрее, чем подготовить, донести и подключить системный блок. Чтобы получить виртуальную машину, пишите мне. Позже такая опция появится в заявках.

— С удаленщиками понятно. А как быть с теми, кто в офис приходит, но не каждый день?

Мы вводим понятие «флекс-места». Это аналог коворкинга, когда есть выделенный компьютер, и любой сотрудник может прийти, сесть и поработать. То есть, компьютер персонально ни за кем не закреплен.

Концепция коворкинга чем хороша: человек, который приходит в офис, совершенно не должен думать о том, что ему нужно сесть на конкретное место. Он садится на любое свободное.

Люди, которые переехали пару недель назад, делают пока первые шаги. Они более-менее уже научились. Мы надеемся, что за сентябрь всех научим, всем поможем, и все поймут, как с этой штукой правильно работать. Это удобное и правильное решение, исходя из текущих реалий.

— А какой софт установлен на флекс-местах, как вы определяли, какие программы нужны?

Мы опросили издателей, чтобы сформировать эталонный список софта, который должен быть на компе. Есть, конечно, исключения. Например, у дизайнеров есть специфическое графическое ПО. У остальных в целом один и тот же набор. Базово человек пришел, через систему бронирования себе рабочее место забронировал, сел и поработал.

— А где в таком случае пользователям хранить свои файлы?

Мы подготовили для каждого сотрудника персональный сетевой диск, который доступен только из-под его учетки. Туда можно перенести свои документы, ярлыки, которые нужны для работы, браузерные закладки, и т. д. Это такая маленькая персональная норка, в которой можно хранить жизненно необходимые документы для выполнения рабочих задач. Картинки и видео там не хранятся, поскольку они занимают достаточно много места. Графический материал нужно хранить в сетевых папках подразделения.

— А что будет с доступами к сетевым папкам, отчетности?

Это все сохраняется, потому что в нашей доменной инфраструктуре все доступы привязаны к учетной записи в домене. И совершенно не принципиально, с какого компьютера пользователь зайдет в этот домен. Поэтому о доступах беспокоиться точно не нужно.

— Будут ли обновления в парке пользовательской техники?  

У нас большое количество сотрудников пересели на ноуты — это гибкая и удобная модель. Люди при желании могут ноуты забирать домой. Например, в  IT-отделе у нас концептуально сделано так: все рабочие места унифицированы, на каждом месте стоит только монитор. Человек приезжает со своим ноутбуком, подключается и работает. Или берет ноут, садится в зону неформальной работы (на пуфик или к окошечку), наливает себе кофе и работает там.

Мы старались сделать так, чтобы люди чувствовали себя гибче и могли перемещаться хотя бы в пределах своего этажа, чтобы не было ощущения привязанности к одному и тому же рабочему месту. Новый офис очень способствует этому. И мы со своей стороны как техническое подразделение постарались сделать так, чтобы сотрудники были хотя бы «местонезависимыми». По крайней мере, в подразделениях, где это возможно.

— Да, главная идея в организации рабочего пространства прослеживается хорошо: гибкость и подвижность. Расскажите про wi-fi в новом офисе. Он шустрый?

Конечно. Это двухдиапазонная сеть стандарта 802.11ac (2.4 и 5 GHz). Wi-fi в новом офисе бесшовная в пределах каждого этажа. Условно говоря, можно начать смотреть YouTube у одного окошка, пройти по кругу, и видео у нас не прервется. Бесшовное покрытие позволяет нам оптимально обеспечивать качество связи и сигнала.

— А как быть с принтерами?

Мы стремимся унифицировать принтерную инфраструктуру. На каждом этаже есть по 3 принтерных помещения, туда мы ставим большие принтеры. Это удобнее, однотипнее и гибче. Модели одинаковые, обслуживать их проще, срок жизни у них исчисляется с одного дня, и это здорово. Принтеры не будут стоять в зале или на столе у какого-то сотрудника, не нужно будет дергать коллегу. И визуально приятнее, когда принтеры спрятаны.

— Роман, знаю, что у вас появился новый инструмент — панель видеомониторинга. Там множество показателей, которые меняются в режиме реального времени. Расскажите про нее подробнее

Это наш ЦУП (центр управления полетами) — огромная стена видеомониторинга. Она собрана из 14 панелей, каждая диагональю 55". Сюда мы выводим текущее состояние наших систем и смотрим, как меняются показатели в реальном времени.
Здесь мы будем видеть аварии. В этом случае у нас краснеет график либо какой-то из квадратиков, отвечающих за тот или иной сервис. Также здесь мы видим показатель uptime (время непрерывной работы) наших основных сервисов: почта, телефония, сеть. Если uptime начинает снижаться, у нас всплывает сигнал о том, что произошла авария. Помимо всех средств аудиоповещения, мы получаем еще визуальное отображение того, что что-то пошло не так, и нужно срочно устранить аварию.

— Действительно, центр управления полетами! Роман, напоследок поделитесь общими впечатлениями от нового офиса

Надеюсь, что после того, как мы полностью переедем в новый офис, все воспримут это как новую веху в истории компании, в истории каждого сотрудника. И это будет хорошее новое начало, некий новый толчок для развития — и компании, и каждого сотрудника. На мой взгляд, это должно позитивно влиять на общий внутренний настрой, потому что получился безумно красивый офис. Он очень зеленый, расположен в очень приятной локации. Видно всю Москву буквально на 360°. Есть кусочки, которые выходят на Москву-Сити, на высотки, железную дорогу. Созданы все условия для любителей урбанизма в хорошем смысле слова. С учетом того, что мы сидим высоко (офисы начинаются с 9-го этажа), это очень здорово. Лично мне это дает позитивный настрой и создает приятную внутреннюю атмосферу. И это все не было бы возможно без участия членов моей Команды. За что каждому из них я говорю огромное спасибо!